社内の通し方

やってはいけないことをどう伝えるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

導入可否に影響する

確認する人

上長

確認のしかた

やってはいけないことをどう伝えるかを確認する手順をまとめました。見るのは禁止事項の一覧です。上長が契約時に確かめます。社内の担当に確認が要る項目です。

どこを見るか

禁止事項の一覧を探してください。公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ直接聞いてください。返事が来ない事業者は、それ自体が判断の材料になります。

ベンダーへ送る確認の文面

件名：やってはいけないことをどう伝えるかについてのご確認

お世話になっております。
貴社サービスの導入を検討しており、社内の上長確認のため、下記についてお教えください。

1. やってはいけないことをどう伝えるかについて、現在の扱いをお教えください。
2. 上記を確認できる資料（禁止事項の一覧）をご提供いただけますか。
3. 契約するプランによって扱いが変わる場合は、プランごとの違いをお教えください。
4. 今後変更の予定がある場合は、その時期と内容をお教えください。

［ここに、自社の利用条件を書く。例：利用人数、扱うデータの種類、利用開始の希望時期］

お手数ですが、契約時までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

確認したことを残すチェックリスト

確認する順番

1. 禁止事項の一覧を探す。見つからない場合は、事業者へ問い合わせた記録を残してください
2. 自分の使い方に当てはめる。一般論ではなく、実際にやる作業で考えます
3. 上長へ渡す。判断は上長がします。自分で決めないでください
4. 結果を残す。同じことを来年また調べることになります

ここで止まりやすい

禁止を伝えず、顧客の情報が入力される

上長に渡すところで止まります。渡すものが足りていないと、そのたびに往復が発生します。導入可否に影響する項目なので、分からないまま先へ進むと取り返しがつきません。

やってはいけないことをどう伝えるかを確認する進め方

社内の担当に確認が要る項目です。探す・当てはめる・渡す・残すの4段で進めます。上長が判断を返すところまでを1回と数えます。途中で止まると、次に再開したときに最初から探し直しになります。まとめて時間を取ってください。

1. 禁止事項の一覧を探す

公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ聞いてください。

ここでよくあるのは探した場所と、見つからなかったことを記録に残さないことです。あとで「確認した」と言えなくなります。

2. 自分の使い方に当てはめる

一般論ではなく、実際にやる作業で考えます。月に何件、誰が、どんな情報を入れるのかまで具体にします。

ここでよくあるのは一般論のまま上長へ持っていって、「うちの場合は？」で差し戻されることです。

3. 上長へ渡す

判断は上長がします。自分で決めないでください。

ここでよくあるのは資料だけ渡すことです。「何に使うか」が無いと判断できません。

4. 結果を残す

いつ・誰が・何を見て・どう判断したかを1行で残します。同じことを来年また調べることになります。

ここでよくあるのは頭の中だけに置くことです。担当が変わると全部やり直しになります。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の上長に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（導入可否に影響する）

契約を結んでから気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。解約が要ることもあります。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目はそこに入ります。飛ばすなら、飛ばしたことを記録に残してください。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、上長が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、上長が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

やってはいけないことをどう伝えるかを確認しなくてよい場合

扱う情報が公開情報だけの場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。社内の通し方のなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じ社内の通し方なら、上長に何を伝えるかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

社内の通し方のなかでやってはいけないことをどう伝えるかはどこにあるか

社内の通し方には13件あります。やってはいけないことをどう伝えるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の13件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

社内の通し方のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。やってはいけないことをどう伝えるかは影響の大きい順で3番目、判定は導入可否に影響するです。時間が限られていても、ここは飛ばせません。

かかる日数

社内の通し方の13項目のうち1項目はその日のうちに確認できます。やってはいけないことをどう伝えるかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが1件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

社内の通し方のうち9件が上長の担当です。やってはいけないことをどう伝えるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、9件をまとめて渡してください。

いつ見るか

社内の通し方のうち2件が契約時に見るものです。契約時を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

上長に見てもらうほかの項目

上長へ渡すものは24項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 年払いと月払いのどちらにするか（その日のうちに確認できる）
• 未成年が使ってよいか（その日のうちに確認できる）
• 席は何人分いるか（その日のうちに確認できる）
• 日本語の画面があるか（その日のうちに確認できる）
• 手引きが日本語であるか（その日のうちに確認できる）
• 使い方を聞ける場があるか（その日のうちに確認できる）

社内の通し方のほかの確認項目

• 情シスに何を説明するか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 法務に何を見てもらうか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 調査票をどう埋めるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 上長に何を伝えるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 効果をどう数えるか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 試用の結果をどう出すか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 全社に広げるかどうか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 使ってよい範囲をどう決めるか（上長・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

確認の途中でよく止まる2つです。どちらも「分からないまま先へ進まない」ことが答えになります。

日本語の資料がありません

英語の原文しか無いことがあります。機械翻訳で全体を掴んだうえで、判断に関わる部分だけ原文で読んでください。訳文だけで決めると、条件を取り違えます。

問い合わせても返事が来ません

返事が来ないこと自体を記録に残してください。上長へ渡すとき、「確認できなかった」も判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 禁止事項の一覧を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 上長へ渡す
  判断は上長がします。自分で決めないでください。上長へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  入れてはいけないものを3つに絞って貼るという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

やってはいけないことをどう伝えるかを別の角度から見る

• やってはいけないことをどう伝えるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• やってはいけないことをどう伝えるかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• やってはいけないことをどう伝えるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明