アカウント・権限

社内のアカウントでまとめて入れるか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

契約の見直しが要る

確認する人

情シス

とは

海外のAIサービスを日本の会社で使うときに確認する「社内のアカウントでまとめて入れるか」について整理しました。見るのは情シス、時期は契約前、規約・契約書を読む必要がある項目です。

社内のアカウントでまとめて入れるかとは何を見ることか

SSOの対応状況を見て、自分の使い方に当てはまるかを確かめる作業です。書面を読む必要があります。情シスへ渡して、条項を見てもらってください。

社内で説明する前に

分類	アカウント・権限当サイト整理
確認する人	情シス当サイト判断
確認する時期	契約前当サイト判断
要る資料	SSOの対応状況当サイト整理
確認のしかた	規約・契約書を読む必要がある当サイトの分類
調べ方	書面を読む必要がある当サイト判断
見落としたときの影響	契約の見直しが要る当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

なぜここでつまずくのか

上位プランでしかSSOが使えず、費用が跳ね上がる

海外の事業者は日本の商習慣を前提にしていません。契約前の段階でここを見ておかないと、契約の見直しが要ることになります。

アカウント・権限のなかで社内のアカウントでまとめて入れるかはどこにあるか

アカウント・権限には12件あります。社内のアカウントでまとめて入れるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

アカウント・権限のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。社内のアカウントでまとめて入れるかは影響の大きい順で5番目、判定は契約の見直しが要るです。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

かかる日数

アカウント・権限の12項目のうち3項目はその日のうちに確認できます。社内のアカウントでまとめて入れるかは規約・契約書を読む必要がある項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが3件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

アカウント・権限のうち10件が情シスの担当です。社内のアカウントでまとめて入れるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、10件をまとめて渡してください。

いつ見るか

アカウント・権限のうち5件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

社内のアカウントでまとめて入れるかを確認しなくてよい場合

人数が少ない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（書面を読む必要がある）

規約や契約書の本文を読む必要があるものです。要約や紹介記事では判断できません。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。書面を読む必要があるものは、読む人の専門性で結論が変わります。社内に読める人がいない場合は、外部に頼む前提で日数を見てください。

見落としたときの影響（契約の見直しが要る）

契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（規約・契約書を読む必要がある）

資料を探し始めてから、情シスが判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、情シスが読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。規約や契約書を読む必要があるので、契約の予定日から逆算して着手してください。直前に始めると間に合いません。

社内のアカウントでまとめて入れるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。SSOの対応状況のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

契約の更新日の2か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

契約前に見るほかの項目

契約前に確認しておくものは全部で53項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 適格請求書がもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 円建てで払えるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（経理・その日のうちに確認できる）
• 銀行振込に対応しているか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 為替でいくら変わるか（経理・その日のうちに確認できる）
• リバースチャージの対象か（経理・規約・契約書を読む必要がある）
• 領収書の宛名を会社にできるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 商用利用が認められているか（法務・社内の担当に確認が要る）

アカウント・権限のほかの確認項目

• 1つのアカウントを共有してよいか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 席は何人分いるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 辞めるときに何を引き継ぐか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 二要素認証を必須にできるか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 自社のドメインで縛れるか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 社外の人を招いてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 権限を段階に分けられるか（情シス・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

この項目でよく聞かれる2つです。契約の見直しが要る項目なので、規模より「何に使うか」で決まります。

小さい会社でも要りますか？

人数が少ない場合なら飛ばして構いません。規模というより、何に使うかで決まります。

あとから確認してはだめですか？

契約後だと、条件を変えるのに解約が要ることがあります。契約前なら別の事業者を選べます。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• SSOの対応状況を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  IDの棚卸しを手作業で回すという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

社内のアカウントでまとめて入れるかを別の角度から見る

• 社内のアカウントでまとめて入れるかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 社内のアカウントでまとめて入れるかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• 社内のアカウントでまとめて入れるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明