データの扱い

個人情報を入れてよいか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

導入可否に影響する

確認する人

法務

見落とすと

個人情報を入れてよいかが通らなかったときに何ができるかをまとめました。そのまま諦めるか、条件を変えるかの判断材料です。

通らないとどうなるか

導入可否に影響する状態になります。契約を結んでからここに気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。

この確認を飛ばしてよいか

分類	データの扱い当サイト整理
確認する人	法務当サイト判断
確認する時期	契約前当サイト判断
要る資料	個人情報の取扱い方針当サイト整理
確認のしかた	規約・契約書を読む必要がある当サイトの分類
調べ方	書面を読む必要がある当サイト判断
見落としたときの影響	導入可否に影響する当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

代わりにできること

個人情報を伏せてから入力する手順にする

条項そのものは変えられません。使い方のほうを条件に合わせてください。

それでも通らないとき

同じデータの扱いで条件のゆるい項目から始める手もあります。データの扱いには12項目あり、0項目は手戻りで済む軽いものです。全部を一度に通そうとせず、通るところから積んでください。

個人情報を入れてよいかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

個人情報を扱わない業務の場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

個人情報の取扱い方針が見つからない

事業者へ問い合わせてください。返事が来ないこと、来るまでにかかった日数も記録に残します。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

法務が判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

個人情報を伏せてから入力する手順にするという手があります。通らないまま契約すると、使えないのに費用だけが出ていきます。ここは引き返す場面です。

データの扱いのなかで個人情報を入れてよいかはどこにあるか

データの扱いには12件あります。個人情報を入れてよいかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

データの扱いのうち6件は見落とすと契約後に使えなくなります。個人情報を入れてよいかは影響の大きい順で2番目、判定は導入可否に影響するです。時間が限られていても、ここは飛ばせません。

かかる日数

データの扱いの12項目のうち0項目はその日のうちに確認できます。個人情報を入れてよいかは規約・契約書を読む必要がある項目です。この分類はどれも1日では終わりません。まとめて時間を取ってください。

誰が見るか

データの扱いのうち4件が法務の担当です。個人情報を入れてよいかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、4件をまとめて渡してください。

いつ見るか

データの扱いのうち7件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

データの扱いのなかでの重さ

データの扱いに入る12項目を、見落としたときの影響が大きい順に並べました。個人情報を入れてよいかは2番目です。時間が限られているなら、上から順に見てください。

位置	確認項目	影響	日数
いちばん重い	データがどこの国に置かれるか	導入可否に影響する	規約・契約書を読む必要がある
まんなか	どこに再委託されているか	契約の見直しが要る	規約・契約書を読む必要がある
いちばん軽い	自分の手元に控えを残せるか	契約の見直しが要る	社内の担当に確認が要る

個人情報を入れてよいかを確認しなくてよい場合

個人情報を扱わない業務の場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。データの扱いのなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じデータの扱いなら、消してくれと言えるかのほうが軽く済みます（社内の担当に確認が要る・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

個人情報を入れてよいかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。個人情報の取扱い方針のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。法務の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。この項目は導入できるかどうかに直接効くので、契約書と同じ場所に置くのが確実です。

見直す時期

契約の更新日の2か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

データの扱いのほかの確認項目

• データがどこの国に置かれるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 越境移転の同意を取っているか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• ログはいつまで残るか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 通信と保管が暗号化されているか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• どこに再委託されているか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 顧客から預かった情報を入れてよいか（法務・規約・契約書を読む必要がある）

よくある質問

通らなかったときによく聞かれる2つです。替えるかどうかは、影響の大きさで決めてください。

別の事業者に替えるべきですか？

替える価値はあります。導入可否に影響する項目は、あとから交渉で覆ることがほとんどありません。

例外として通してもらえますか？

社内の規程なら、例外の手続きがあることが多いです。事業者側の規約は、個別の交渉に応じないのが普通です。どちら側の話かで動き方が変わります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 個人情報の取扱い方針を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 法務へ渡す
  判断は法務がします。自分で決めないでください。法務へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  個人情報を伏せてから入力する手順にするという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

個人情報を入れてよいかを別の角度から見る

• 個人情報を入れてよいか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• 個人情報を入れてよいかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 個人情報を入れてよいかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明