データの扱い

顧客から預かった情報を入れてよいか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

導入可否に影響する

確認する人

法務

とは

海外のAIサービスを日本の会社で使うときに確認する「顧客から預かった情報を入れてよいか」について整理しました。見るのは法務、時期は契約前、規約・契約書を読む必要がある項目です。

顧客から預かった情報を入れてよいかとは何を見ることか

顧客との契約書を見て、自分の使い方に当てはまるかを確かめる作業です。書面を読む必要があります。法務へ渡して、条項を見てもらってください。

社内で説明する前に

分類	データの扱い当サイト整理
確認する人	法務当サイト判断
確認する時期	契約前当サイト判断
要る資料	顧客との契約書当サイト整理
確認のしかた	規約・契約書を読む必要がある当サイトの分類
調べ方	書面を読む必要がある当サイト判断
見落としたときの影響	導入可否に影響する当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

なぜここでつまずくのか

預かった情報の第三者提供が契約で禁じられている

海外の事業者は日本の商習慣を前提にしていません。契約前の段階でここを見ておかないと、導入可否に影響することになります。

データの扱いのなかで顧客から預かった情報を入れてよいかはどこにあるか

データの扱いには12件あります。顧客から預かった情報を入れてよいかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

データの扱いのうち6件は見落とすと契約後に使えなくなります。顧客から預かった情報を入れてよいかは影響の大きい順で5番目、判定は導入可否に影響するです。時間が限られていても、ここは飛ばせません。

かかる日数

データの扱いの12項目のうち0項目はその日のうちに確認できます。顧客から預かった情報を入れてよいかは規約・契約書を読む必要がある項目です。この分類はどれも1日では終わりません。まとめて時間を取ってください。

誰が見るか

データの扱いのうち4件が法務の担当です。顧客から預かった情報を入れてよいかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、4件をまとめて渡してください。

いつ見るか

データの扱いのうち7件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

顧客から預かった情報を入れてよいかを確認しなくてよい場合

自社の情報だけの場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。データの扱いのなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じデータの扱いなら、消してくれと言えるかのほうが軽く済みます（社内の担当に確認が要る・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（書面を読む必要がある）

規約や契約書の本文を読む必要があるものです。要約や紹介記事では判断できません。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。書面を読む必要があるものは、読む人の専門性で結論が変わります。社内に読める人がいない場合は、外部に頼む前提で日数を見てください。

見落としたときの影響（導入可否に影響する）

契約を結んでから気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。解約が要ることもあります。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目はそこに入ります。飛ばすなら、飛ばしたことを記録に残してください。

確認のしかた（規約・契約書を読む必要がある）

資料を探し始めてから、法務が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、法務が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。規約や契約書を読む必要があるので、契約の予定日から逆算して着手してください。直前に始めると間に合いません。

顧客から預かった情報を入れてよいかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。顧客との契約書のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。法務の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。この項目は導入できるかどうかに直接効くので、契約書と同じ場所に置くのが確実です。

見直す時期

契約の更新日の2か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

契約前に見るほかの項目

契約前に確認しておくものは全部で53項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 適格請求書がもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 円建てで払えるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（経理・その日のうちに確認できる）
• 銀行振込に対応しているか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 為替でいくら変わるか（経理・その日のうちに確認できる）
• リバースチャージの対象か（経理・規約・契約書を読む必要がある）
• 領収書の宛名を会社にできるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 商用利用が認められているか（法務・社内の担当に確認が要る）

データの扱いのほかの確認項目

• データがどこの国に置かれるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 個人情報を入れてよいか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 越境移転の同意を取っているか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• ログはいつまで残るか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 通信と保管が暗号化されているか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• どこに再委託されているか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）

よくある質問

この項目でよく聞かれる2つです。導入可否に影響する項目なので、規模より「何に使うか」で決まります。

小さい会社でも要りますか？

要ります。導入可否に影響するのは会社の規模に関係ありません。むしろ人数が少ないほど、止まったときの影響が大きくなります。

あとから確認してはだめですか？

契約後だと、条件を変えるのに解約が要ることがあります。契約前なら別の事業者を選べます。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 顧客との契約書を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 法務へ渡す
  判断は法務がします。自分で決めないでください。法務へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  顧客に確認を取ってから使うという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

顧客から預かった情報を入れてよいかを別の角度から見る

• 顧客から預かった情報を入れてよいかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 顧客から預かった情報を入れてよいかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• 顧客から預かった情報を入れてよいかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明