データの扱い

自分の手元に控えを残せるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

契約の見直しが要る

確認する人

情シス

見落とすと

自分の手元に控えを残せるかが通らなかったときに何ができるかをまとめました。そのまま諦めるか、条件を変えるかの判断材料です。

通らないとどうなるか

契約の見直しが要る状態になります。契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。

この確認を飛ばしてよいか

分類	データの扱い当サイト整理
確認する人	情シス当サイト判断
確認する時期	運用中当サイト判断
要る資料	書き出しの機能当サイト整理
確認のしかた	社内の担当に確認が要る当サイトの分類
調べ方	担当に聞けば分かる当サイト判断
見落としたときの影響	契約の見直しが要る当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

代わりにできること

定期的に書き出す運用にする

事業者を替えるより、まず自分の使い方を変えられないかを見てください。替えるほうが手間は大きくなります。

それでも通らないとき

同じデータの扱いで条件のゆるい項目から始める手もあります。データの扱いには12項目あり、0項目は手戻りで済む軽いものです。全部を一度に通そうとせず、通るところから積んでください。

自分の手元に控えを残せるかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

作ったものを残す必要がない場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

書き出しの機能が見つからない

事業者へ問い合わせてください。返事が来ないこと、来るまでにかかった日数も記録に残します。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

情シスが判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

定期的に書き出す運用にするという手があります。条件を変えるか、使い方のほうを合わせるかの二択です。

データの扱いのなかで自分の手元に控えを残せるかはどこにあるか

データの扱いには12件あります。自分の手元に控えを残せるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

データの扱いのうち6件は見落とすと契約後に使えなくなります。自分の手元に控えを残せるかは影響の大きい順で12番目、判定は契約の見直しが要るです。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

かかる日数

データの扱いの12項目のうち0項目はその日のうちに確認できます。自分の手元に控えを残せるかは社内の担当に確認が要る項目です。この分類はどれも1日では終わりません。まとめて時間を取ってください。

誰が見るか

データの扱いのうち8件が情シスの担当です。自分の手元に控えを残せるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、8件をまとめて渡してください。

いつ見るか

データの扱いのうち4件が運用中に見るものです。運用中を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

データの扱いのなかでの重さ

データの扱いに入る12項目を、見落としたときの影響が大きい順に並べました。自分の手元に控えを残せるかは12番目です。時間が限られているなら、上から順に見てください。

位置	確認項目	影響	日数
いちばん重い	データがどこの国に置かれるか	導入可否に影響する	規約・契約書を読む必要がある
まんなか	どこに再委託されているか	契約の見直しが要る	規約・契約書を読む必要がある
いちばん軽い	自分の手元に控えを残せるか	契約の見直しが要る	社内の担当に確認が要る

自分の手元に控えを残せるかを確認しなくてよい場合

作ったものを残す必要がない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

自分の手元に控えを残せるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。書き出しの機能のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

運用中に見るものなので、四半期に一度は同じことを確かめてください。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

データの扱いのほかの確認項目

• データがどこの国に置かれるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 個人情報を入れてよいか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 越境移転の同意を取っているか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• ログはいつまで残るか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 通信と保管が暗号化されているか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• どこに再委託されているか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）

よくある質問

通らなかったときによく聞かれる2つです。替えるかどうかは、影響の大きさで決めてください。

別の事業者に替えるべきですか？

急がなくて構いません。定期的に書き出す運用にするで回るなら、替える手間のほうが大きくつきます。

例外として通してもらえますか？

社内の規程なら、例外の手続きがあることが多いです。事業者側の規約は、個別の交渉に応じないのが普通です。どちら側の話かで動き方が変わります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 書き出しの機能を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  定期的に書き出す運用にするという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

自分の手元に控えを残せるかを別の角度から見る

• 自分の手元に控えを残せるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• 自分の手元に控えを残せるかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 自分の手元に控えを残せるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明