契約・調達

稟議に何を書くか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

契約の見直しが要る

確認する人

上長

とは

海外のAIサービスを日本の会社で使うときに確認する「稟議に何を書くか」について整理しました。見るのは上長、時期は契約前、社内の担当に確認が要る項目です。

稟議に何を書くかとは何を見ることか

前例の稟議書を見て、自分の使い方に当てはまるかを確かめる作業です。社内の上長に聞けば判断がつきます。自分だけで決めないでください。

社内で説明する前に

分類	契約・調達当サイト整理
確認する人	上長当サイト判断
確認する時期	契約前当サイト判断
要る資料	前例の稟議書当サイト整理
確認のしかた	社内の担当に確認が要る当サイトの分類
調べ方	担当に聞けば分かる当サイト判断
見落としたときの影響	契約の見直しが要る当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

なぜここでつまずくのか

効果を書けず、差し戻しになる

海外の事業者は日本の商習慣を前提にしていません。契約前の段階でここを見ておかないと、契約の見直しが要ることになります。

契約・調達のなかで稟議に何を書くかはどこにあるか

契約・調達には12件あります。稟議に何を書くかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

契約・調達のうち2件は見落とすと契約後に使えなくなります。稟議に何を書くかは影響の大きい順で5番目、判定は契約の見直しが要るです。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

かかる日数

契約・調達の12項目のうち2項目はその日のうちに確認できます。稟議に何を書くかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが2件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

契約・調達のうち3件が上長の担当です。稟議に何を書くかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、3件をまとめて渡してください。

いつ見るか

契約・調達のうち8件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

稟議に何を書くかを確認しなくてよい場合

決裁が不要な金額の場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

同じ契約・調達なら、席数を後から増やせるかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は手戻りで済む）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の上長に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（契約の見直しが要る）

契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、上長が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、上長が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

稟議に何を書くかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。前例の稟議書のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。上長の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

契約の更新日の1か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

契約前に見るほかの項目

契約前に確認しておくものは全部で53項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 適格請求書がもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 円建てで払えるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（経理・その日のうちに確認できる）
• 銀行振込に対応しているか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 為替でいくら変わるか（経理・その日のうちに確認できる）
• リバースチャージの対象か（経理・規約・契約書を読む必要がある）
• 領収書の宛名を会社にできるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 商用利用が認められているか（法務・社内の担当に確認が要る）

契約・調達のほかの確認項目

• 個人契約のまま業務で使ってよいか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 代理店を通すべきか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 見積書を出してもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 発注書のやり取りが要るか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 相見積を取る必要があるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 自動更新を止められるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 最低契約期間はあるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約はいつまでに言うか（経理・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

この項目でよく聞かれる2つです。契約の見直しが要る項目なので、規模より「何に使うか」で決まります。

小さい会社でも要りますか？

決裁が不要な金額の場合なら飛ばして構いません。規模というより、何に使うかで決まります。

あとから確認してはだめですか？

契約後だと、条件を変えるのに解約が要ることがあります。契約前なら別の事業者を選べます。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 前例の稟議書を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 上長へ渡す
  判断は上長がします。自分で決めないでください。上長へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  試用の結果を数字にしてから出すという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

稟議に何を書くかを別の角度から見る

• 稟議に何を書くかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 稟議に何を書くかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• 稟議に何を書くかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明