アカウント・権限

APIの鍵をどう配るか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

導入可否に影響する

確認する人

情シス

とは

海外のAIサービスを日本の会社で使うときに確認する「APIの鍵をどう配るか」について整理しました。見るのは情シス、時期は運用中、規約・契約書を読む必要がある項目です。

APIの鍵をどう配るかとは何を見ることか

鍵の管理方法を見て、自分の使い方に当てはまるかを確かめる作業です。書面を読む必要があります。情シスへ渡して、条項を見てもらってください。

社内で説明する前に

分類	アカウント・権限当サイト整理
確認する人	情シス当サイト判断
確認する時期	運用中当サイト判断
要る資料	鍵の管理方法当サイト整理
確認のしかた	規約・契約書を読む必要がある当サイトの分類
調べ方	書面を読む必要がある当サイト判断
見落としたときの影響	導入可否に影響する当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

なぜここでつまずくのか

鍵がチャットで共有され、退職後も使える状態になる

海外の事業者は日本の商習慣を前提にしていません。運用中の段階でここを見ておかないと、導入可否に影響することになります。

アカウント・権限のなかでAPIの鍵をどう配るかはどこにあるか

アカウント・権限には12件あります。APIの鍵をどう配るかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

アカウント・権限のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。APIの鍵をどう配るかは影響の大きい順で3番目、判定は導入可否に影響するです。時間が限られていても、ここは飛ばせません。

かかる日数

アカウント・権限の12項目のうち3項目はその日のうちに確認できます。APIの鍵をどう配るかは規約・契約書を読む必要がある項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが3件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

アカウント・権限のうち10件が情シスの担当です。APIの鍵をどう配るかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、10件をまとめて渡してください。

いつ見るか

アカウント・権限のうち4件が運用中に見るものです。運用中を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

APIの鍵をどう配るかを確認しなくてよい場合

APIを使わない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。アカウント・権限のなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じアカウント・権限なら、席は何人分いるかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（書面を読む必要がある）

規約や契約書の本文を読む必要があるものです。要約や紹介記事では判断できません。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。書面を読む必要があるものは、読む人の専門性で結論が変わります。社内に読める人がいない場合は、外部に頼む前提で日数を見てください。

見落としたときの影響（導入可否に影響する）

契約を結んでから気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。解約が要ることもあります。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目はそこに入ります。飛ばすなら、飛ばしたことを記録に残してください。

確認のしかた（規約・契約書を読む必要がある）

資料を探し始めてから、情シスが判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、情シスが読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。規約や契約書を読む必要があるので、契約の予定日から逆算して着手してください。直前に始めると間に合いません。

APIの鍵をどう配るかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。鍵の管理方法のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。この項目は導入できるかどうかに直接効くので、契約書と同じ場所に置くのが確実です。

見直す時期

運用中に見るものなので、四半期に一度は同じことを確かめてください。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

運用中に見るほかの項目

運用中に確認しておくものは全部で22項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 何の科目で経費にするか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 部門ごとに費用を分けられるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約後も請求が来ないか（経理・その日のうちに確認できる）
• 値上げされたときにどうするか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 規約が改定されたら分かるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 生成物に表示が要るか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 他社の権利を侵していないか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）

アカウント・権限のほかの確認項目

• 社内のアカウントでまとめて入れるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 1つのアカウントを共有してよいか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 席は何人分いるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 辞めるときに何を引き継ぐか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 二要素認証を必須にできるか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 自社のドメインで縛れるか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 社外の人を招いてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

この項目でよく聞かれる2つです。導入可否に影響する項目なので、規模より「何に使うか」で決まります。

小さい会社でも要りますか？

要ります。導入可否に影響するのは会社の規模に関係ありません。むしろ人数が少ないほど、止まったときの影響が大きくなります。

あとから確認してはだめですか？

運用中が適切です。早すぎても判断の材料が揃いません。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 鍵の管理方法を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  鍵の保管場所を1つに決めるという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

APIの鍵をどう配るかを別の角度から見る

• APIの鍵をどう配るかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• APIの鍵をどう配るかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• APIの鍵をどう配るかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明