社内の通し方

使っていない席をどう見つけるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

契約の見直しが要る

確認する人

情シス

見落とすと

使っていない席をどう見つけるかが通らなかったときに何ができるかをまとめました。そのまま諦めるか、条件を変えるかの判断材料です。

通らないとどうなるか

契約の見直しが要る状態になります。契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。

この確認を飛ばしてよいか

分類	社内の通し方当サイト整理
確認する人	情シス当サイト判断
確認する時期	運用中当サイト判断
要る資料	利用状況の記録当サイト整理
確認のしかた	社内の担当に確認が要る当サイトの分類
調べ方	担当に聞けば分かる当サイト判断
見落としたときの影響	契約の見直しが要る当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

代わりにできること

3か月に一度、利用の無い席を外す

事業者を替えるより、まず自分の使い方を変えられないかを見てください。替えるほうが手間は大きくなります。

それでも通らないとき

同じ社内の通し方で条件のゆるい項目から始める手もあります。社内の通し方には13項目あり、1項目は手戻りで済む軽いものです。全部を一度に通そうとせず、通るところから積んでください。

使っていない席をどう見つけるかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

席が固定の場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

利用状況の記録が見つからない

事業者へ問い合わせてください。返事が来ないこと、来るまでにかかった日数も記録に残します。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

情シスが判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

3か月に一度、利用の無い席を外すという手があります。条件を変えるか、使い方のほうを合わせるかの二択です。

社内の通し方のなかで使っていない席をどう見つけるかはどこにあるか

社内の通し方には13件あります。使っていない席をどう見つけるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の13件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

社内の通し方のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。使っていない席をどう見つけるかは影響の大きい順で12番目、判定は契約の見直しが要るです。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

かかる日数

社内の通し方の13項目のうち1項目はその日のうちに確認できます。使っていない席をどう見つけるかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが1件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

社内の通し方のうち3件が情シスの担当です。使っていない席をどう見つけるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、3件をまとめて渡してください。

いつ見るか

社内の通し方のうち6件が運用中に見るものです。運用中を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

社内の通し方のなかでの重さ

社内の通し方に入る13項目を、見落としたときの影響が大きい順に並べました。使っていない席をどう見つけるかは11番目です。時間が限られているなら、上から順に見てください。

位置	確認項目	影響	日数
いちばん重い	法務に何を見てもらうか	導入可否に影響する	規約・契約書を読む必要がある
まんなか	効果をどう数えるか	契約の見直しが要る	社内の担当に確認が要る
いちばん軽い	使い方をどう教えるか	手戻りで済む	社内の担当に確認が要る

使っていない席をどう見つけるかを確認しなくてよい場合

席が固定の場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

同じ社内の通し方なら、使い方をどう教えるかのほうが軽く済みます（社内の担当に確認が要る・影響は手戻りで済む）。時間が無いときはそちらを先に。

使っていない席をどう見つけるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。利用状況の記録のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

運用中に見るものなので、四半期に一度は同じことを確かめてください。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

社内の通し方のほかの確認項目

• 情シスに何を説明するか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 法務に何を見てもらうか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 調査票をどう埋めるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 上長に何を伝えるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 効果をどう数えるか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 試用の結果をどう出すか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 全社に広げるかどうか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 使ってよい範囲をどう決めるか（上長・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

通らなかったときによく聞かれる2つです。替えるかどうかは、影響の大きさで決めてください。

別の事業者に替えるべきですか？

急がなくて構いません。3か月に一度、利用の無い席を外すで回るなら、替える手間のほうが大きくつきます。

例外として通してもらえますか？

社内の規程なら、例外の手続きがあることが多いです。事業者側の規約は、個別の交渉に応じないのが普通です。どちら側の話かで動き方が変わります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 利用状況の記録を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  3か月に一度、利用の無い席を外すという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

使っていない席をどう見つけるかを別の角度から見る

• 使っていない席をどう見つけるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• 使っていない席をどう見つけるかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 使っていない席をどう見つけるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明