社内の通し方

使い方をどう教えるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

手戻りで済む

確認する人

上長

とは

海外のAIサービスを日本の会社で使うときに確認する「使い方をどう教えるか」について整理しました。見るのは上長、時期は運用中、社内の担当に確認が要る項目です。

使い方をどう教えるかとは何を見ることか

よく使う作業を見て、自分の使い方に当てはまるかを確かめる作業です。社内の上長に聞けば判断がつきます。自分だけで決めないでください。

社内で説明する前に

分類	社内の通し方当サイト整理
確認する人	上長当サイト判断
確認する時期	運用中当サイト判断
要る資料	よく使う作業当サイト整理
確認のしかた	社内の担当に確認が要る当サイトの分類
調べ方	担当に聞けば分かる当サイト判断
見落としたときの影響	手戻りで済む当サイト判断
この表の数字について	かかる日数は「資料を探し始めてから、担当が判断を返すまで」と定義した当サイトの見積もりです。社内の体制によって変わります。本サイトは確認すべき論点を整理したもので、法務・税務・会計の助言ではありません。

なぜここでつまずくのか

渡しただけで放置され、使われずに終わる

海外の事業者は日本の商習慣を前提にしていません。運用中の段階でここを見ておかないと、手戻りで済むことになります。

社内の通し方のなかで使い方をどう教えるかはどこにあるか

社内の通し方には13件あります。使い方をどう教えるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の13件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

社内の通し方のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。使い方をどう教えるかは影響の大きい順で13番目、判定は手戻りで済むです。手戻りで済むので、後回しにしても取り返せます。

かかる日数

社内の通し方の13項目のうち1項目はその日のうちに確認できます。使い方をどう教えるかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが1件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

社内の通し方のうち9件が上長の担当です。使い方をどう教えるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、9件をまとめて渡してください。

いつ見るか

社内の通し方のうち6件が運用中に見るものです。運用中を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

使い方をどう教えるかを確認しなくてよい場合

使う人が自分だけの場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばしても手戻りで済む程度です。時間が無いときは後回しでかまいません。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の上長に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（手戻りで済む）

手戻りで済みます。作業のやり直しはありますが、契約には影響しません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、上長が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、上長が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

使い方をどう教えるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。よく使う作業のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。上長の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

運用中に見るものなので、四半期に一度は同じことを確かめてください。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

運用中に見るほかの項目

運用中に確認しておくものは全部で22項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 何の科目で経費にするか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 部門ごとに費用を分けられるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約後も請求が来ないか（経理・その日のうちに確認できる）
• 値上げされたときにどうするか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 規約が改定されたら分かるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 生成物に表示が要るか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 他社の権利を侵していないか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）

社内の通し方のほかの確認項目

• 情シスに何を説明するか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 法務に何を見てもらうか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 調査票をどう埋めるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 上長に何を伝えるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 効果をどう数えるか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 試用の結果をどう出すか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 全社に広げるかどうか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 使ってよい範囲をどう決めるか（上長・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

この項目でよく聞かれる2つです。手戻りで済む項目なので、規模より「何に使うか」で決まります。

小さい会社でも要りますか？

使う人が自分だけの場合なら飛ばして構いません。規模というより、何に使うかで決まります。

あとから確認してはだめですか？

運用中が適切です。早すぎても判断の材料が揃いません。

次にやること

2つあります。上から順にやってください。

• よく使う作業を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 上長へ渡す
  判断は上長がします。自分で決めないでください。上長へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。

使い方をどう教えるかを別の角度から見る

• 使い方をどう教えるかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 使い方をどう教えるかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• 使い方をどう教えるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明