支払い・請求

部門ごとに費用を分けられるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

手戻りで済む

確認する人

経理

社内の通し方

部門ごとに費用を分けられるかを社内で通すときに、誰へ何を説明するかをまとめました。渡す相手は経理です。

経理へ渡すもの

請求の内訳と、自分の使い方を1枚にしたものを渡してください。資料だけ渡しても判断できません。「何に使うか」が要ります。

社内に上げる文面

【確認をお願いしたいこと】
部門ごとに費用を分けられるか

【背景】
［ここに、導入を検討しているサービス名と用途を書く］

【用意した資料】
請求の内訳

【確認が要る理由】
1つの請求書にまとまり、どの部署がいくら使ったか出せない

【通らなかった場合の案】
席ごとにラベルを付けて按分表を作る

【希望する回答時期】
［ここに書く］

説明に入れる3つ

1. 何に使うか。業務名と、月にどれくらいの件数かを書きます
2. 何を入力するか。ここが経理のいちばんの関心事です
3. 通らなかったらどうするか。席ごとにラベルを付けて按分表を作るという代案を先に出すと、話が早く進みます

聞かれること

1つの請求書にまとまり、どの部署がいくら使ったか出せない

経理はここを見ます。先に答えを用意しておくと、往復せずに済みます。用意せずに持っていくと、聞かれるたびに戻ることになります。

部門ごとに費用を分けられるかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

1部署でしか使わない場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

請求の内訳が見つからない

事業者へ問い合わせてください。返事が来ないこと、来るまでにかかった日数も記録に残します。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

経理が判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

席ごとにラベルを付けて按分表を作るという手があります。条件を変えるか、使い方のほうを合わせるかの二択です。

部門ごとに費用を分けられるかを確認しなくてよい場合

1部署でしか使わない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばしても手戻りで済む程度です。時間が無いときは後回しでかまいません。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の経理に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（手戻りで済む）

手戻りで済みます。作業のやり直しはありますが、契約には影響しません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、経理が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、経理が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

部門ごとに費用を分けられるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。請求の内訳のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。経理の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

運用中に見るものなので、四半期に一度は同じことを確かめてください。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

経理に見てもらうほかの項目

経理へ渡すものは18項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 円建てで払えるか（その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（その日のうちに確認できる）
• 為替でいくら変わるか（その日のうちに確認できる）
• 領収書の宛名を会社にできるか（その日のうちに確認できる）
• 解約後も請求が来ないか（その日のうちに確認できる）
• 自動更新を止められるか（その日のうちに確認できる）

運用中に見るほかの項目

運用中に確認しておくものは全部で22項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 何の科目で経費にするか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約後も請求が来ないか（経理・その日のうちに確認できる）
• 値上げされたときにどうするか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 規約が改定されたら分かるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 生成物に表示が要るか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 他社の権利を侵していないか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 辞めた人の分をどう消すか（情シス・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

社内で通すときによく詰まる2つです。どちらも「先に用意しておけば止まらない」ものです。

反対されたらどうしますか？

理由を聞いてください。手戻りで済むことを心配しているなら、席ごとにラベルを付けて按分表を作るを出せば通ることがあります。反対の中身を確かめずに諦めるのがいちばんもったいないです。

誰も判断してくれません

判断する人が決まっていないのが原因です。この項目は経理の担当だと決めてもらうところから始めてください。担当が決まらないまま進めると、あとで全部やり直しになります。

次にやること

2つあります。上から順にやってください。

• 請求の内訳を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 経理へ渡す
  判断は経理がします。自分で決めないでください。経理へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。

部門ごとに費用を分けられるかを別の角度から見る

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  通らないとき