アカウント・権限

1つのアカウントを共有してよいか

確認のしかた

その日のうちに確認できる

影響

導入可否に影響する

確認する人

情シス

社内の通し方

1つのアカウントを共有してよいかを社内で通すときに、誰へ何を説明するかをまとめました。渡す相手は情シスです。

情シスへ渡すもの

規約の共有禁止条項と、自分の使い方を1枚にしたものを渡してください。資料だけ渡しても判断できません。「何に使うか」が要ります。

社内に上げる文面

【確認をお願いしたいこと】
1つのアカウントを共有してよいか

【背景】
［ここに、導入を検討しているサービス名と用途を書く］

【用意した資料】
規約の共有禁止条項

【確認が要る理由】
共有が規約違反で、突然停止される

【通らなかった場合の案】
人数分の席を買う

【希望する回答時期】
［ここに書く］

説明に入れる3つ

1. 何に使うか。業務名と、月にどれくらいの件数かを書きます
2. 何を入力するか。ここが情シスのいちばんの関心事です
3. 通らなかったらどうするか。人数分の席を買うという代案を先に出すと、話が早く進みます

聞かれること

共有が規約違反で、突然停止される

情シスはここを見ます。先に答えを用意しておくと、往復せずに済みます。用意せずに持っていくと、聞かれるたびに戻ることになります。

1つのアカウントを共有してよいかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

規約で共有が認められている場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

規約の共有禁止条項が見つからない

公開されているはずのものが無いなら、その事業者は明示していないということです。それ自体が判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

情シスが判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

人数分の席を買うという手があります。通らないまま契約すると、使えないのに費用だけが出ていきます。ここは引き返す場面です。

1つのアカウントを共有してよいかを確認しなくてよい場合

規約で共有が認められている場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。アカウント・権限のなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じアカウント・権限なら、席は何人分いるかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（自分で確かめられる）

公開されている情報だけで判断がつくものです。人に聞かなくても自分で終わります。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（導入可否に影響する）

契約を結んでから気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。解約が要ることもあります。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目はそこに入ります。飛ばすなら、飛ばしたことを記録に残してください。

確認のしかた（その日のうちに確認できる）

資料を探し始めてから、情シスが判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、情シスが読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。公開情報だけで判断がつくので、思い出したときに片づけられます。

1つのアカウントを共有してよいかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。規約の共有禁止条項のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。この項目は導入できるかどうかに直接効くので、契約書と同じ場所に置くのが確実です。

見直す時期

契約の更新日の1か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

情シスに見てもらうほかの項目

情シスへ渡すものは40項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 席数を後から増やせるか（その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（その日のうちに確認できる）
• 障害が起きたら分かるか（その日のうちに確認できる）
• 古い端末でも動くか（その日のうちに確認できる）
• 電話や住所の形式が合うか（その日のうちに確認できる）
• 止まったときの補償はあるか（社内の担当に確認が要る）

契約時に見るほかの項目

契約時に確認しておくものは全部で13項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 年払いと月払いのどちらにするか（上長・その日のうちに確認できる）
• 学習に使われない設定があるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 自動更新を止められるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 解約はいつまでに言うか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 管理者を誰にするか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 自社のドメインで縛れるか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 障害が起きたら分かるか（情シス・その日のうちに確認できる）

よくある質問

社内で通すときによく詰まる2つです。どちらも「先に用意しておけば止まらない」ものです。

反対されたらどうしますか？

理由を聞いてください。導入可否に影響することを心配しているなら、人数分の席を買うを出せば通ることがあります。反対の中身を確かめずに諦めるのがいちばんもったいないです。

誰も判断してくれません

判断する人が決まっていないのが原因です。この項目は情シスの担当だと決めてもらうところから始めてください。担当が決まらないまま進めると、あとで全部やり直しになります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 規約の共有禁止条項を探す
  公開されているページに書かれています。見つからなければ、その事業者は明示していないということです。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  人数分の席を買うという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

1つのアカウントを共有してよいかを別の角度から見る

• 1つのアカウントを共有してよいか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• 1つのアカウントを共有してよいかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 1つのアカウントを共有してよいかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき