技術・接続

前の道具から中身を移せるか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

契約の見直しが要る

確認する人

情シス

社内の通し方

前の道具から中身を移せるかを社内で通すときに、誰へ何を説明するかをまとめました。渡す相手は情シスです。

情シスへ渡すもの

書き出しの形式と、自分の使い方を1枚にしたものを渡してください。資料だけ渡しても判断できません。「何に使うか」が要ります。

社内に上げる文面

【確認をお願いしたいこと】
前の道具から中身を移せるか

【背景】
［ここに、導入を検討しているサービス名と用途を書く］

【用意した資料】
書き出しの形式

【確認が要る理由】
形式が違って移せず、作り直しになる

【通らなかった場合の案】
移す範囲を絞って手で入れ直す

【希望する回答時期】
［ここに書く］

説明に入れる3つ

1. 何に使うか。業務名と、月にどれくらいの件数かを書きます
2. 何を入力するか。ここが情シスのいちばんの関心事です
3. 通らなかったらどうするか。移す範囲を絞って手で入れ直すという代案を先に出すと、話が早く進みます

聞かれること

形式が違って移せず、作り直しになる

情シスはここを見ます。先に答えを用意しておくと、往復せずに済みます。用意せずに持っていくと、聞かれるたびに戻ることになります。

前の道具から中身を移せるかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

移すものが無い場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

書き出しの形式が見つからない

事業者へ問い合わせてください。返事が来ないこと、来るまでにかかった日数も記録に残します。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

情シスが判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

移す範囲を絞って手で入れ直すという手があります。条件を変えるか、使い方のほうを合わせるかの二択です。

前の道具から中身を移せるかを確認しなくてよい場合

移すものが無い場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

同じ技術・接続なら、古い端末でも動くかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は手戻りで済む）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（書面を読む必要がある）

規約や契約書の本文を読む必要があるものです。要約や紹介記事では判断できません。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。書面を読む必要があるものは、読む人の専門性で結論が変わります。社内に読める人がいない場合は、外部に頼む前提で日数を見てください。

見落としたときの影響（契約の見直しが要る）

契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（規約・契約書を読む必要がある）

資料を探し始めてから、情シスが判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、情シスが読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。規約や契約書を読む必要があるので、契約の予定日から逆算して着手してください。直前に始めると間に合いません。

前の道具から中身を移せるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。書き出しの形式のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。情シスの名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

契約の更新日の2か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

情シスに見てもらうほかの項目

情シスへ渡すものは40項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 席数を後から増やせるか（その日のうちに確認できる）
• 1つのアカウントを共有してよいか（その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（その日のうちに確認できる）
• 障害が起きたら分かるか（その日のうちに確認できる）
• 古い端末でも動くか（その日のうちに確認できる）
• 電話や住所の形式が合うか（その日のうちに確認できる）

契約時に見るほかの項目

契約時に確認しておくものは全部で13項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 年払いと月払いのどちらにするか（上長・その日のうちに確認できる）
• 学習に使われない設定があるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 自動更新を止められるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 解約はいつまでに言うか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 1つのアカウントを共有してよいか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（情シス・その日のうちに確認できる）
• 自社のドメインで縛れるか（情シス・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

社内で通すときによく詰まる2つです。どちらも「先に用意しておけば止まらない」ものです。

反対されたらどうしますか？

理由を聞いてください。契約の見直しが要ることを心配しているなら、移す範囲を絞って手で入れ直すを出せば通ることがあります。反対の中身を確かめずに諦めるのがいちばんもったいないです。

誰も判断してくれません

判断する人が決まっていないのが原因です。この項目は情シスの担当だと決めてもらうところから始めてください。担当が決まらないまま進めると、あとで全部やり直しになります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 書き出しの形式を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  移す範囲を絞って手で入れ直すという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

前の道具から中身を移せるかを別の角度から見る

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