社内の通し方

上長に何を伝えるか

確認のしかた

その日のうちに確認できる

影響

契約の見直しが要る

確認する人

上長

社内の通し方

上長に何を伝えるかを社内で通すときに、誰へ何を説明するかをまとめました。渡す相手は上長です。

上長へ渡すもの

試用の結果と、自分の使い方を1枚にしたものを渡してください。資料だけ渡しても判断できません。「何に使うか」が要ります。

社内に上げる文面

【確認をお願いしたいこと】
上長に何を伝えるか

【背景】
［ここに、導入を検討しているサービス名と用途を書く］

【用意した資料】
試用の結果

【確認が要る理由】
効果を数字で言えず、判断が止まる

【通らなかった場合の案】
削れた時間を件数で出す

【希望する回答時期】
［ここに書く］

説明に入れる3つ

1. 何に使うか。業務名と、月にどれくらいの件数かを書きます
2. 何を入力するか。ここが上長のいちばんの関心事です
3. 通らなかったらどうするか。削れた時間を件数で出すという代案を先に出すと、話が早く進みます

聞かれること

効果を数字で言えず、判断が止まる

上長はここを見ます。先に答えを用意しておくと、往復せずに済みます。用意せずに持っていくと、聞かれるたびに戻ることになります。

上長に何を伝えるかをどう扱うか

状況によって、やることが変わります。自分がどれに当てはまるかを先に決めてください。

決裁が要らない場合

この確認は飛ばして構いません。関係のない項目を先に外すほど、確認は早く終わります。関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

試用の結果が見つからない

公開されているはずのものが無いなら、その事業者は明示していないということです。それ自体が判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

上長が判断できないと言った

判断に必要な材料が足りていません。「何に使うか」「何を入力するか」を1枚にして渡し直してください。資料だけ渡しても判断はできません。

確認したが通らなかった

削れた時間を件数で出すという手があります。条件を変えるか、使い方のほうを合わせるかの二択です。

上長に何を伝えるかを確認しなくてよい場合

決裁が要らない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

同じ社内の通し方なら、使い方をどう教えるかのほうが軽く済みます（社内の担当に確認が要る・影響は手戻りで済む）。時間が無いときはそちらを先に。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（自分で確かめられる）

公開されている情報だけで判断がつくものです。人に聞かなくても自分で終わります。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（契約の見直しが要る）

契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（その日のうちに確認できる）

資料を探し始めてから、上長が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、上長が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。公開情報だけで判断がつくので、思い出したときに片づけられます。

上長に何を伝えるかの確認結果をどう残すか

確認は一度で終わりません。契約は更新され、規約は改定され、担当は替わります。残し方を決めておかないと、来年また同じ確認をやり直すことになります。

残す4つ

1. いつ確認したか。規約は改定されるので、日付が無いと使えません
2. 何を見たか。試用の結果のどこを見たかまで書きます
3. 誰が判断したか。上長の名前を残します。担当が替わったときに聞けます
4. どう判断したか。「問題なし」ではなく、なぜ問題ないのかを1行で

置く場所

社内で共有される場所に置いてください。個人の手元に置くと、その人が離れたときに消えます。

見直す時期

契約の更新日の1か月前に、この項目をもう一度見る予定を入れておくと間に合います。規約の改定は英語のメールで通知されることが多く、気づかないまま条件が変わります。

上長に見てもらうほかの項目

上長へ渡すものは24項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 年払いと月払いのどちらにするか（その日のうちに確認できる）
• 未成年が使ってよいか（その日のうちに確認できる）
• 席は何人分いるか（その日のうちに確認できる）
• 日本語の画面があるか（その日のうちに確認できる）
• 手引きが日本語であるか（その日のうちに確認できる）
• 使い方を聞ける場があるか（その日のうちに確認できる）

契約前に見るほかの項目

契約前に確認しておくものは全部で53項目です。ここを過ぎると、やり直しの手間が増えます。

• 適格請求書がもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 円建てで払えるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（経理・その日のうちに確認できる）
• 銀行振込に対応しているか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 為替でいくら変わるか（経理・その日のうちに確認できる）
• リバースチャージの対象か（経理・規約・契約書を読む必要がある）
• 領収書の宛名を会社にできるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 商用利用が認められているか（法務・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

社内で通すときによく詰まる2つです。どちらも「先に用意しておけば止まらない」ものです。

反対されたらどうしますか？

理由を聞いてください。契約の見直しが要ることを心配しているなら、削れた時間を件数で出すを出せば通ることがあります。反対の中身を確かめずに諦めるのがいちばんもったいないです。

誰も判断してくれません

判断する人が決まっていないのが原因です。この項目は上長の担当だと決めてもらうところから始めてください。担当が決まらないまま進めると、あとで全部やり直しになります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 試用の結果を探す
  公開されているページに書かれています。見つからなければ、その事業者は明示していないということです。
• 上長へ渡す
  判断は上長がします。自分で決めないでください。上長へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  削れた時間を件数で出すという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

上長に何を伝えるかを別の角度から見る

• 上長に何を伝えるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• 上長に何を伝えるかを確認する手順｜何をどこで見るか
  確認の仕方
• 上長に何を伝えるかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき