社内の通し方

使い方をどう教えるか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

手戻りで済む

確認する人

上長

確認のしかた

使い方をどう教えるかを確認する手順をまとめました。見るのはよく使う作業です。上長が運用中に確かめます。社内の担当に確認が要る項目です。

どこを見るか

よく使う作業を探してください。公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ直接聞いてください。返事が来ない事業者は、それ自体が判断の材料になります。

ベンダーへ送る確認の文面

件名：使い方をどう教えるかについてのご確認

お世話になっております。
貴社サービスの導入を検討しており、社内の上長確認のため、下記についてお教えください。

1. 使い方をどう教えるかについて、現在の扱いをお教えください。
2. 上記を確認できる資料（よく使う作業）をご提供いただけますか。
3. 契約するプランによって扱いが変わる場合は、プランごとの違いをお教えください。
4. 今後変更の予定がある場合は、その時期と内容をお教えください。

［ここに、自社の利用条件を書く。例：利用人数、扱うデータの種類、利用開始の希望時期］

お手数ですが、運用中までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

確認したことを残すチェックリスト

確認する順番

1. よく使う作業を探す。見つからない場合は、事業者へ問い合わせた記録を残してください
2. 自分の使い方に当てはめる。一般論ではなく、実際にやる作業で考えます
3. 上長へ渡す。判断は上長がします。自分で決めないでください
4. 結果を残す。同じことを来年また調べることになります

ここで止まりやすい

渡しただけで放置され、使われずに終わる

上長に渡すところで止まります。渡すものが足りていないと、そのたびに往復が発生します。手戻りで済む項目なので、分からないまま先へ進むと取り返しがつきません。

使い方をどう教えるかを確認する進め方

社内の担当に確認が要る項目です。探す・当てはめる・渡す・残すの4段で進めます。上長が判断を返すところまでを1回と数えます。途中で止まると、次に再開したときに最初から探し直しになります。まとめて時間を取ってください。

1. よく使う作業を探す

公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ聞いてください。

ここでよくあるのは探した場所と、見つからなかったことを記録に残さないことです。あとで「確認した」と言えなくなります。

2. 自分の使い方に当てはめる

一般論ではなく、実際にやる作業で考えます。月に何件、誰が、どんな情報を入れるのかまで具体にします。

ここでよくあるのは一般論のまま上長へ持っていって、「うちの場合は？」で差し戻されることです。

3. 上長へ渡す

判断は上長がします。自分で決めないでください。

ここでよくあるのは資料だけ渡すことです。「何に使うか」が無いと判断できません。

4. 結果を残す

いつ・誰が・何を見て・どう判断したかを1行で残します。同じことを来年また調べることになります。

ここでよくあるのは頭の中だけに置くことです。担当が変わると全部やり直しになります。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の上長に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（手戻りで済む）

手戻りで済みます。作業のやり直しはありますが、契約には影響しません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、上長が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、上長が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

使い方をどう教えるかを確認しなくてよい場合

使う人が自分だけの場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばしても手戻りで済む程度です。時間が無いときは後回しでかまいません。

社内の通し方のなかで使い方をどう教えるかはどこにあるか

社内の通し方には13件あります。使い方をどう教えるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の13件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

社内の通し方のうち4件は見落とすと契約後に使えなくなります。使い方をどう教えるかは影響の大きい順で13番目、判定は手戻りで済むです。手戻りで済むので、後回しにしても取り返せます。

かかる日数

社内の通し方の13項目のうち1項目はその日のうちに確認できます。使い方をどう教えるかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが1件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

社内の通し方のうち9件が上長の担当です。使い方をどう教えるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、9件をまとめて渡してください。

いつ見るか

社内の通し方のうち6件が運用中に見るものです。運用中を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

上長に見てもらうほかの項目

上長へ渡すものは24項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 年払いと月払いのどちらにするか（その日のうちに確認できる）
• 未成年が使ってよいか（その日のうちに確認できる）
• 席は何人分いるか（その日のうちに確認できる）
• 日本語の画面があるか（その日のうちに確認できる）
• 手引きが日本語であるか（その日のうちに確認できる）
• 使い方を聞ける場があるか（その日のうちに確認できる）

社内の通し方のほかの確認項目

• 情シスに何を説明するか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 法務に何を見てもらうか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 調査票をどう埋めるか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 上長に何を伝えるか（上長・その日のうちに確認できる）
• 効果をどう数えるか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 試用の結果をどう出すか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 全社に広げるかどうか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 使ってよい範囲をどう決めるか（上長・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

確認の途中でよく止まる2つです。どちらも「分からないまま先へ進まない」ことが答えになります。

日本語の資料がありません

英語の原文しか無いことがあります。機械翻訳で全体を掴んだうえで、判断に関わる部分だけ原文で読んでください。訳文だけで決めると、条件を取り違えます。

問い合わせても返事が来ません

返事が来ないこと自体を記録に残してください。上長へ渡すとき、「確認できなかった」も判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

次にやること

2つあります。上から順にやってください。

• よく使う作業を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 上長へ渡す
  判断は上長がします。自分で決めないでください。上長へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。

使い方をどう教えるかを別の角度から見る

• 使い方をどう教えるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
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• 使い方をどう教えるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明