データの扱い

データがどこの国に置かれるか

確認のしかた

規約・契約書を読む必要がある

影響

導入可否に影響する

確認する人

情シス

確認のしかた

データがどこの国に置かれるかを確認する手順をまとめました。見るのは保管地域の記載です。情シスが契約前に確かめます。規約・契約書を読む必要がある項目です。

どこを見るか

保管地域の記載を探してください。規約や契約書の本文を読む必要があります。要約や紹介記事では判断できません。原文に当たってください。

ベンダーへ送る確認の文面

件名：データがどこの国に置かれるかについてのご確認

お世話になっております。
貴社サービスの導入を検討しており、社内の情シス確認のため、下記についてお教えください。

1. データがどこの国に置かれるかについて、現在の扱いをお教えください。
2. 上記を確認できる資料（保管地域の記載）をご提供いただけますか。
3. 契約するプランによって扱いが変わる場合は、プランごとの違いをお教えください。
4. 今後変更の予定がある場合は、その時期と内容をお教えください。

［ここに、自社の利用条件を書く。例：利用人数、扱うデータの種類、利用開始の希望時期］

お手数ですが、契約前までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

確認したことを残すチェックリスト

確認する順番

1. 保管地域の記載を探す。見つからない場合は、事業者へ問い合わせた記録を残してください
2. 自分の使い方に当てはめる。一般論ではなく、実際にやる作業で考えます
3. 情シスへ渡す。判断は情シスがします。自分で決めないでください
4. 結果を残す。同じことを来年また調べることになります

ここで止まりやすい

保管国が書かれておらず、取引先の調査票に答えられない

書面を読む必要があるので、読む人が見つからないところで止まります。社内に読める人がいないなら、外に頼む前提で日数を見てください。導入可否に影響する項目なので、分からないまま先へ進むと取り返しがつきません。

データがどこの国に置かれるかを確認する進め方

規約・契約書を読む必要がある項目です。探す・当てはめる・渡す・残すの4段で進めます。情シスが判断を返すところまでを1回と数えます。途中で止まると、次に再開したときに最初から探し直しになります。まとめて時間を取ってください。

1. 保管地域の記載を探す

規約や契約書の本文に当たってください。要約や紹介記事では判断できません。

ここでよくあるのは探した場所と、見つからなかったことを記録に残さないことです。あとで「確認した」と言えなくなります。

2. 自分の使い方に当てはめる

一般論ではなく、実際にやる作業で考えます。月に何件、誰が、どんな情報を入れるのかまで具体にします。

ここでよくあるのは一般論のまま情シスへ持っていって、「うちの場合は？」で差し戻されることです。

3. 情シスへ渡す

判断は情シスがします。自分で決めないでください。

ここでよくあるのは資料だけ渡すことです。「何に使うか」が無いと判断できません。

4. 結果を残す

いつ・誰が・何を見て・どう判断したかを1行で残します。同じことを来年また調べることになります。

ここでよくあるのは頭の中だけに置くことです。担当が変わると全部やり直しになります。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（書面を読む必要がある）

規約や契約書の本文を読む必要があるものです。要約や紹介記事では判断できません。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。書面を読む必要があるものは、読む人の専門性で結論が変わります。社内に読める人がいない場合は、外部に頼む前提で日数を見てください。

見落としたときの影響（導入可否に影響する）

契約を結んでから気づくと、使えないまま費用だけが出ていきます。解約が要ることもあります。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目はそこに入ります。飛ばすなら、飛ばしたことを記録に残してください。

確認のしかた（規約・契約書を読む必要がある）

資料を探し始めてから、情シスが判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、情シスが読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。規約や契約書を読む必要があるので、契約の予定日から逆算して着手してください。直前に始めると間に合いません。

データがどこの国に置かれるかを確認しなくてよい場合

公開情報しか入れない場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

ただし飛ばした場合、導入可否に影響することになります。データの扱いのなかでは影響の大きいほうなので、当てはまるかどうかだけは見てください。

同じデータの扱いなら、消してくれと言えるかのほうが軽く済みます（社内の担当に確認が要る・影響は契約の見直しが要る）。時間が無いときはそちらを先に。

データの扱いのなかでデータがどこの国に置かれるかはどこにあるか

データの扱いには12件あります。データがどこの国に置かれるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

データの扱いのうち6件は見落とすと契約後に使えなくなります。データがどこの国に置かれるかは影響の大きい順で1番目、判定は導入可否に影響するです。時間が限られていても、ここは飛ばせません。

かかる日数

データの扱いの12項目のうち0項目はその日のうちに確認できます。データがどこの国に置かれるかは規約・契約書を読む必要がある項目です。この分類はどれも1日では終わりません。まとめて時間を取ってください。

誰が見るか

データの扱いのうち8件が情シスの担当です。データがどこの国に置かれるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、8件をまとめて渡してください。

いつ見るか

データの扱いのうち7件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

情シスに見てもらうほかの項目

情シスへ渡すものは40項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 席数を後から増やせるか（その日のうちに確認できる）
• 1つのアカウントを共有してよいか（その日のうちに確認できる）
• 管理者を誰にするか（その日のうちに確認できる）
• 障害が起きたら分かるか（その日のうちに確認できる）
• 古い端末でも動くか（その日のうちに確認できる）
• 電話や住所の形式が合うか（その日のうちに確認できる）

データの扱いのほかの確認項目

• 個人情報を入れてよいか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 越境移転の同意を取っているか（法務・規約・契約書を読む必要がある）
• 機密情報を入れてよいか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 消してくれと言えるか（法務・社内の担当に確認が要る）
• ログはいつまで残るか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• 通信と保管が暗号化されているか（情シス・社内の担当に確認が要る）
• どこに再委託されているか（情シス・規約・契約書を読む必要がある）
• 顧客から預かった情報を入れてよいか（法務・規約・契約書を読む必要がある）

よくある質問

確認の途中でよく止まる2つです。どちらも「分からないまま先へ進まない」ことが答えになります。

日本語の資料がありません

英語の原文しか無いことがあります。機械翻訳で全体を掴んだうえで、判断に関わる部分だけ原文で読んでください。訳文だけで決めると、条件を取り違えます。

問い合わせても返事が来ません

返事が来ないこと自体を記録に残してください。情シスへ渡すとき、「確認できなかった」も判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 保管地域の記載を探す
  規約や契約書の本文が要ります。要約や紹介記事では判断できません。
• 情シスへ渡す
  判断は情シスがします。自分で決めないでください。情シスへ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  保管地域を選べる事業者か、日本リージョンのある事業者を選ぶという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

データがどこの国に置かれるかを別の角度から見る

• データがどこの国に置かれるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
• データがどこの国に置かれるかが通らないとき｜代わりにできること
  通らないとき
• データがどこの国に置かれるかの社内での通し方｜誰に何を説明するか
  社内での説明