契約・調達

発注書のやり取りが要るか

確認のしかた

社内の担当に確認が要る

影響

手戻りで済む

確認する人

経理

確認のしかた

発注書のやり取りが要るかを確認する手順をまとめました。見るのは購買の手順書です。経理が契約前に確かめます。社内の担当に確認が要る項目です。

どこを見るか

購買の手順書を探してください。公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ直接聞いてください。返事が来ない事業者は、それ自体が判断の材料になります。

ベンダーへ送る確認の文面

件名：発注書のやり取りが要るかについてのご確認

お世話になっております。
貴社サービスの導入を検討しており、社内の経理確認のため、下記についてお教えください。

1. 発注書のやり取りが要るかについて、現在の扱いをお教えください。
2. 上記を確認できる資料（購買の手順書）をご提供いただけますか。
3. 契約するプランによって扱いが変わる場合は、プランごとの違いをお教えください。
4. 今後変更の予定がある場合は、その時期と内容をお教えください。

［ここに、自社の利用条件を書く。例：利用人数、扱うデータの種類、利用開始の希望時期］

お手数ですが、契約前までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

確認したことを残すチェックリスト

確認する順番

1. 購買の手順書を探す。見つからない場合は、事業者へ問い合わせた記録を残してください
2. 自分の使い方に当てはめる。一般論ではなく、実際にやる作業で考えます
3. 経理へ渡す。判断は経理がします。自分で決めないでください
4. 結果を残す。同じことを来年また調べることになります

ここで止まりやすい

海外事業者は発注書を受け付けず、社内の手続きが止まる

経理に渡すところで止まります。渡すものが足りていないと、そのたびに往復が発生します。手戻りで済む項目なので、分からないまま先へ進むと取り返しがつきません。

発注書のやり取りが要るかを確認する進め方

社内の担当に確認が要る項目です。探す・当てはめる・渡す・残すの4段で進めます。経理が判断を返すところまでを1回と数えます。途中で止まると、次に再開したときに最初から探し直しになります。まとめて時間を取ってください。

1. 購買の手順書を探す

公開情報だけでは足りないことがあります。その場合は事業者へ聞いてください。

ここでよくあるのは探した場所と、見つからなかったことを記録に残さないことです。あとで「確認した」と言えなくなります。

2. 自分の使い方に当てはめる

一般論ではなく、実際にやる作業で考えます。月に何件、誰が、どんな情報を入れるのかまで具体にします。

ここでよくあるのは一般論のまま経理へ持っていって、「うちの場合は？」で差し戻されることです。

3. 経理へ渡す

判断は経理がします。自分で決めないでください。

ここでよくあるのは資料だけ渡すことです。「何に使うか」が無いと判断できません。

4. 結果を残す

いつ・誰が・何を見て・どう判断したかを1行で残します。同じことを来年また調べることになります。

ここでよくあるのは頭の中だけに置くことです。担当が変わると全部やり直しになります。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（担当に聞けば分かる）

社内の経理に聞けば判断がつくものです。自分だけで決めないでください。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（手戻りで済む）

手戻りで済みます。作業のやり直しはありますが、契約には影響しません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（社内の担当に確認が要る）

資料を探し始めてから、経理が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、経理が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。社内の担当に渡すところで往復が発生します。渡すものを揃えてから出してください。

発注書のやり取りが要るかを確認しなくてよい場合

少額購買の枠に収まる場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばしても手戻りで済む程度です。時間が無いときは後回しでかまいません。

契約・調達のなかで発注書のやり取りが要るかはどこにあるか

契約・調達には12件あります。発注書のやり取りが要るかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

契約・調達のうち2件は見落とすと契約後に使えなくなります。発注書のやり取りが要るかは影響の大きい順で10番目、判定は手戻りで済むです。手戻りで済むので、後回しにしても取り返せます。

かかる日数

契約・調達の12項目のうち2項目はその日のうちに確認できます。発注書のやり取りが要るかは社内の担当に確認が要る項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが2件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

契約・調達のうち7件が経理の担当です。発注書のやり取りが要るかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、7件をまとめて渡してください。

いつ見るか

契約・調達のうち8件が契約前に見るものです。契約後だと条件を変えるのに解約が要ることがあるので、ここで止めて確かめてください。

経理に見てもらうほかの項目

経理へ渡すものは18項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 円建てで払えるか（その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（その日のうちに確認できる）
• 為替でいくら変わるか（その日のうちに確認できる）
• 領収書の宛名を会社にできるか（その日のうちに確認できる）
• 解約後も請求が来ないか（その日のうちに確認できる）
• 自動更新を止められるか（その日のうちに確認できる）

契約・調達のほかの確認項目

• 個人契約のまま業務で使ってよいか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 代理店を通すべきか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 見積書を出してもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 稟議に何を書くか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 相見積を取る必要があるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 自動更新を止められるか（経理・その日のうちに確認できる）
• 最低契約期間はあるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約はいつまでに言うか（経理・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

確認の途中でよく止まる2つです。どちらも「分からないまま先へ進まない」ことが答えになります。

日本語の資料がありません

英語の原文しか無いことがあります。機械翻訳で全体を掴んだうえで、判断に関わる部分だけ原文で読んでください。訳文だけで決めると、条件を取り違えます。

問い合わせても返事が来ません

返事が来ないこと自体を記録に残してください。経理へ渡すとき、「確認できなかった」も判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

次にやること

2つあります。上から順にやってください。

• 購買の手順書を探す
  公開情報だけでは足りないことがあります。事業者へ直接聞いてください。返事が来ないこと自体も判断の材料になります。
• 経理へ渡す
  判断は経理がします。自分で決めないでください。経理へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。

発注書のやり取りが要るかを別の角度から見る

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