契約・調達

自動更新を止められるか

確認のしかた

その日のうちに確認できる

影響

契約の見直しが要る

確認する人

経理

確認のしかた

自動更新を止められるかを確認する手順をまとめました。見るのは更新設定の画面です。経理が契約時に確かめます。その日のうちに確認できる項目です。

どこを見るか

更新設定の画面を探してください。公開されているページに書かれています。見つからなければ、その事業者は明示していないということです。

ベンダーへ送る確認の文面

件名：自動更新を止められるかについてのご確認

お世話になっております。
貴社サービスの導入を検討しており、社内の経理確認のため、下記についてお教えください。

1. 自動更新を止められるかについて、現在の扱いをお教えください。
2. 上記を確認できる資料（更新設定の画面）をご提供いただけますか。
3. 契約するプランによって扱いが変わる場合は、プランごとの違いをお教えください。
4. 今後変更の予定がある場合は、その時期と内容をお教えください。

［ここに、自社の利用条件を書く。例：利用人数、扱うデータの種類、利用開始の希望時期］

お手数ですが、契約時までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

確認したことを残すチェックリスト

確認する順番

1. 更新設定の画面を探す。見つからない場合は、事業者へ問い合わせた記録を残してください
2. 自分の使い方に当てはめる。一般論ではなく、実際にやる作業で考えます
3. 経理へ渡す。判断は経理がします。自分で決めないでください
4. 結果を残す。同じことを来年また調べることになります

ここで止まりやすい

自動更新で1年分が引き落とされ、返金されない

公開情報だけで済むので、探す場所さえ分かれば止まりません。見つからない場合は、その事業者が明示していないということです。契約の見直しが要る項目なので、分からないまま先へ進むと取り返しがつきません。

自動更新を止められるかを確認する進め方

その日のうちに確認できる項目です。探す・当てはめる・渡す・残すの4段で進めます。経理が判断を返すところまでを1回と数えます。途中で止まると、次に再開したときに最初から探し直しになります。まとめて時間を取ってください。

1. 更新設定の画面を探す

公開されているページに書かれています。

ここでよくあるのは探した場所と、見つからなかったことを記録に残さないことです。あとで「確認した」と言えなくなります。

2. 自分の使い方に当てはめる

一般論ではなく、実際にやる作業で考えます。月に何件、誰が、どんな情報を入れるのかまで具体にします。

ここでよくあるのは一般論のまま経理へ持っていって、「うちの場合は？」で差し戻されることです。

3. 経理へ渡す

判断は経理がします。自分で決めないでください。

ここでよくあるのは資料だけ渡すことです。「何に使うか」が無いと判断できません。

4. 結果を残す

いつ・誰が・何を見て・どう判断したかを1行で残します。同じことを来年また調べることになります。

ここでよくあるのは頭の中だけに置くことです。担当が変わると全部やり直しになります。

この記事で使っている言葉

この確認を進めるのに使う言葉を3つ、先に決めておきます。どれも判断に関わるので、意味を先に書いておきます。ここに出てくる日数と判定は当サイトの見積もりで、事業者が公表しているものではありません。

調べ方（自分で確かめられる）

公開されている情報だけで判断がつくものです。人に聞かなくても自分で終わります。この判定は、確かめるのに公開情報だけで足りるか・人に聞く必要があるか・書面を読む必要があるかで分けています。公開情報や社内で片づくものは、外に出さずに終わります。

見落としたときの影響（契約の見直しが要る）

契約条件の見直しが要る場合がありますが、業務そのものは止まりません。影響の大きさは契約後に取り返せるかどうかで分けています。取り返せないものは、時間が無くても先に見る必要があります。この項目は取り返しがつく側なので、時間が無い日は後回しにできます。

確認のしかた（その日のうちに確認できる）

資料を探し始めてから、経理が判断を返すまでと定義した当サイトの見積もりです。探す時間と、経理が読んで返すまでの時間を足しています。社内の体制によって変わります。実際にかかる日数を保証するものではありません。公開情報だけで判断がつくので、思い出したときに片づけられます。

自動更新を止められるかを確認しなくてよい場合

使い続けると決まっている場合は、この確認を飛ばして構いません。100項目すべてを確認する必要はありません。自分に関係のないものを外さないと、導入そのものが止まります。

飛ばすと契約の見直しが要ることになります。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

同じ契約・調達なら、席数を後から増やせるかのほうが軽く済みます（その日のうちに確認できる・影響は手戻りで済む）。時間が無いときはそちらを先に。

契約・調達のなかで自動更新を止められるかはどこにあるか

契約・調達には12件あります。自動更新を止められるかだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類の12件と並べて位置を出します。

影響の大きさ

契約・調達のうち2件は見落とすと契約後に使えなくなります。自動更新を止められるかは影響の大きい順で6番目、判定は契約の見直しが要るです。契約を結ぶ前なら、まだやり直せます。

かかる日数

契約・調達の12項目のうち2項目はその日のうちに確認できます。自動更新を止められるかはその日のうちに確認できる項目です。同じ分類には その日のうちに終わるものが2件あるので、時間が無い日はそちらから片づけられます。

誰が見るか

契約・調達のうち7件が経理の担当です。自動更新を止められるかもそこに入ります。1件ずつ持っていくと往復が増えるので、7件をまとめて渡してください。

いつ見るか

契約・調達のうち2件が契約時に見るものです。契約時を過ぎると、やり直しの手間が増えます。

経理に見てもらうほかの項目

経理へ渡すものは18項目あります。1つずつ持っていくと、そのたびに時間を取られます。まとめて渡してください。

• 円建てで払えるか（その日のうちに確認できる）
• 法人カードが通るか（その日のうちに確認できる）
• 為替でいくら変わるか（その日のうちに確認できる）
• 領収書の宛名を会社にできるか（その日のうちに確認できる）
• 解約後も請求が来ないか（その日のうちに確認できる）
• 適格請求書がもらえるか（社内の担当に確認が要る）

契約・調達のほかの確認項目

• 個人契約のまま業務で使ってよいか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 代理店を通すべきか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 見積書を出してもらえるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 発注書のやり取りが要るか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 稟議に何を書くか（上長・社内の担当に確認が要る）
• 相見積を取る必要があるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 最低契約期間はあるか（経理・社内の担当に確認が要る）
• 解約はいつまでに言うか（経理・社内の担当に確認が要る）

よくある質問

確認の途中でよく止まる2つです。どちらも「分からないまま先へ進まない」ことが答えになります。

日本語の資料がありません

英語の原文しか無いことがあります。機械翻訳で全体を掴んだうえで、判断に関わる部分だけ原文で読んでください。訳文だけで決めると、条件を取り違えます。

問い合わせても返事が来ません

返事が来ないこと自体を記録に残してください。経理へ渡すとき、「確認できなかった」も判断の材料になります。分からないまま「問題なし」と書くのがいちばん危険です。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 更新設定の画面を探す
  公開されているページに書かれています。見つからなければ、その事業者は明示していないということです。
• 経理へ渡す
  判断は経理がします。自分で決めないでください。経理へ渡すものは同じ時期にほかにもあります。まとめて渡すと、往復の回数が減ります。
• 通らなかったときの代案を用意する
  契約直後に自動更新を切っておくという手があります。「だめでした」だけ持っていくと話が止まります。

自動更新を止められるかを別の角度から見る

• 自動更新を止められるか｜海外AIを入れる前に見るところ
  とは
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  社内での説明